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赵昺知道自己累死也不可能完成这些事情，必须要成立一个小组来协助自己的工作。? 时间紧迫，他是说干就干，第二天他就从皇城司抽调人员成立新军筹备处开始工作，并没有令各省部来办理。说起来这皇城司本是文官编制，不属三衙管理，而是直属于皇帝的近臣，其脑大都是宦官。他的职责主要有两项，即刺探和护卫。
按说宋朝的军制是枢密院掌军机，而三衙统兵。三衙中主要负责宫廷警卫的是殿前司的诸班直，而皇城司本身不是军队，但里面多有才力武勇之士，这都是从军中选出的最为骁勇的军士，总数大概是三四千人。也用了一些军官统领。如此设置，就是让皇城司和殿前司互相制约，防止异动。
在拱卫皇城的同时，皇城司还承担一些政府机关的警卫任务，负责一部分的禁卫工作，而且职责更细。先皇宫的各门都是由皇城司负责看守，进出皇宫的令牌和门号也是由皇城司负责放和管理。在皇宫里皇帝身边的护卫都是属于皇城司的，有的是武官也有宦官，一般都是皇帝非常亲信和武勇之人。
另外还有三卫的设置，这些人都是官员家属子弟，所担负的也大多属于礼仪的任务，但由于贴近皇帝身边，选用还是很严格的。比如在上朝时立于殿上两旁的亲卫官，要求是后宫嫔妃或正任观察使、翰林学士以上的官员子弟充任。
皇城司的第二个职能：刺探民情。其前身是太祖时设立的武德司，当时就派人四处刺探，甚至远及四川。负责监视军队、侦察民间舆论、监视官员的活动，防备敌国探子。宋太宗时改名皇城司，后又下旨禁止皇城司逻卒出京城活动，从此后一般无特命，皇城司一般都只在京内活动。
皇城司的人员也分两部分，一部分称亲从官，管警卫；另一部分称亲事官，也称察子，这些人就管在京城各处，下至花街柳巷、上至政府大臣，探听大小消息，人数也从最初时的几十人展到最多时的七千余人。不过他们只负责侦察，一般不管具体的案子，从而不能侵害有关司法机关。它逮捕的人犯都要移送开封府处理，自己没有审判权和监狱，这样枉法的可能性就要小得多了，名气也不及明朝的锦衣卫、东、西厂。
不过赵昺这货来到这个世界后哪里知道这些乱七八糟的部门干啥使的，加上行朝在逃亡途中机构也不健全了，多是有名无事。他当了皇帝后就把原来卫王府内府的一班人都统统划归皇城司统管，同时也打破了原有的结构，警卫工作已有御前护军接管，刺探部门仍归属事务局，此外又把总计司划入管理左藏库和内府账目及审计各部预算，把匠作院依旧划到自己的名下。把原来参议司编余的一般书办、胥吏留在身边，改称御前办，负责文字工作。
御前办刚刚成立之初只有林之武、蔡乔和蔡若水三人，后来又调来了江宗杰、陈则翁的长子陈识时和庄氏兄弟的老五庄公从。这几个人或是世家子弟，或是官宦人家出身，家学渊源，且有些见识，做事也谨慎。但是错过了好时候未能参加科举，没有能谋得官身，因而只是普通的士子。
以致后来赵昺想借审官之际给他们安排到各部或下放地方当官都不好做，后来成立军机处，赵昺又把林之武等三人送到那里锻炼。可一段时间后，三人还是因为功名的问题只能做些抄抄写写的杂务，觉得没有什么意思便要求回来，而赵昺事情也逐步增多，却缺少可信任的人就同意了。
于是起初只是一批追随赵昺奔走的参军、书办及帮胥吏，开始只是协助他处理各类函件、公文，甚至缺人手的时候还要做些跑腿儿，搬搬抬抬，照顾皇帝起居的杂务。不过随着他权力的日增，这些‘勤杂’人员的规模与组织亦日渐扩大，于是赵昺就给这帮小白们专门设置了一个部门——御前办，归属皇城司名下。按照现在的说法御前办就相当于总统办公厅了，这个部门级别不高，但是每日在皇帝面前晃悠，称得上近臣了。
赵昺将御前办分成了四个室：一室负责警卫工作，协助护军统领制定警卫计划，安排出行路线，联系所经州县和驻军协助；二室负责对各处送来的公文、奏表分类整理，上送下达，并存档保管，起草诏书；三室负责政经及情报业务，收到做出初步的分析、判断，联系相关部省；四室负责调查天下地理、江河、矿产，堪舆绘图及监测天文气象；另外还有一个参议室，但是暂时没有合适的人选，因而有名无实。
从功能上，皇城司既是参谋本部，也是特务情报局，既是组织部，也是监察部，既是财政部，也是改委。如此一来赵昺通过这个完全服务于自己的皇城司，加上军机处就得以将自己的掌控力深入朝廷的方方面面，特别是关键的人事安排。可以说小到一个县丞的任免，他都能有效管理，因为已经有大量的人力将详细的人员考察功课做好了，无论是其个人能力还是未来展、家庭情况已经更为重要的裙带厉害关系已经摸清楚了，这堪比天朝的政审。
在这种体制下，执行力是非常高效的，做事一气贯通，很有集中力量办大事的范儿。在面临危机的时候，也可以进行果断处理，而不必等那帮官僚机构按部就班的去做。不过权力的过度集也并非没有缺陷，一旦出了问题就是大问题，因为帝国的整个免疫系统都可能出了问题。可在这种生死存亡之际，赵昺也顾不得许多了。
现在成立新军的事情势在必行，赵昺立刻将皇城司各路力量动员起来。先令四室主事江宗杰马上按照自己的要求在琼州寻找一片适于的场地；然后着令一室主事林之武会同护军都统倪亮挑选适合的兵丁；二室的主事蔡乔联系兵部挑选训练官。
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